Présentation de la société : CNRS

Le Centre national de la recherche scientifique est un organisme public de recherche pluridisciplinaire placé sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieure et de la Recherche. Créé en 1939 et dirigé par des scientifiques, il a pour mission de faire progresser la connaissance et être utile à la société dans le respect des règles d’éthique, de déontologie et d’intégrité scientifique.

Missions

Missions :
L’assistant administratif (H/F) travaille en collaboration étroite avec la direction du laboratoire. Il traite des dossiers de recrutement CDD ou des conventions de stage étudiants. Il prend en charge des tâches organisationnelles et opérationnelles.
Il participe à la stratégie de communication et à la diffusion des informations du laboratoire.
Activités :

• Assurer pour une équipe de direction l'instruction de dossiers complexes et confidentiels en vérifiant la conformité réglementaire ;
• Coordonner l'agenda ; prévoir et préparer les dossiers des réunions et rendez-vous ;
• Prendre des notes et rédiger les comptes rendus de réunion ; rédiger des courriers administratifs et rapports en français ou en anglais ;
• Fiabiliser et mettre à jour les données relatives au personnel permanent, CDD IT, visiteurs, stagiaires.
• Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi en s'appuyant sur les bases de données internes ;
• Préparer si nécessaire les éléments pour la mise en œuvre des conventions de stage étudiants ou des CDD et suivre leur application ;
• Accueillir et favoriser l'intégration des nouveaux personnels au sein du laboratoire ;
• Planifier et organiser des événements internes au laboratoire (conseils, visites de délégations nationales ou internationales…) ;
• Contribuer à l'organisation de conférences et ateliers de recherche organisés par les chercheurs du laboratoire ;
• Produire des rapports d'activité ou de documents scientifiques édités en français ou en anglais ;
• Mettre à jour les pages web (actualités, intranet ou extranet) ;
• Assurer la circulation de l'information sur des supports numériques ou électroniques ;
• Produire et diffuser des informations internes et/ou institutionnelles sur le site web du laboratoire ou sous forme d'une newsletter et en assurer leur diffusion par les différents canaux de communication ;
• Participer aux réunions et à la vie du service administratif ;

Conditions particulières d'exercice

Le Centre national de la recherche scientifique est l’une des plus importantes institutions publiques au monde : 34 000 femmes et hommes (plus de 1 000 laboratoires et 200 métiers) , en partenariat avec les universités et les grandes écoles, y font progresser les connaissances en explorant le vivant, la matière, l’Univers et le fonctionnement des sociétés humaines. Depuis plus de 80 ans, y sont développées des recherches pluri et interdisciplinaires sur tout le territoire national, en Europe et à l’international. Le lien étroit que le CNRS tisse entre ses missions de recherche et le transfert vers la société fait de lui un acteur clé de l’innovation en France et dans le monde. Le partenariat qui le lie avec les entreprises est le socle de sa politique de valorisation et les start-ups issues de ses laboratoires (près de 100 chaque année) témoignent du potentiel économique de ses travaux de recherche.

Profil recherché

Competences :

• Maîtriser les techniques de secrétariat et de communication ;
• Maîtriser les outils bureautiques : Word, Excel (tableaux, graphiques) , Powerpoint, outils Web ;
• Posséder de très bonnes qualités rédactionnelles ;
• Savoir respecter la confidentialité des informations et faire preuve de discrétion ;
• Être autonome et être force de proposition ;
• Avoir un bon relationnel avec différents types d'interlocuteurs ;
• Avoir le sens du travail en équipe ;
• Être réactif ;
• Faire preuve d'initiative ;
• Avoir le sens de l'organisation et de la gestion des priorités, un esprit méthodique et rigoureux ;
• Savoir rendre compte de l'état d'avancement des dossiers, planifier les activités et respecter les échéances ;
• Savoir traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, scientifique ou technique et en vérifier la conformité ;
• Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires ;
• Anglais niveau B2