Présentation de la société : DIRECTION GÉNÉRALE DES RELATIONS INTERNATIONALES ET DE LA STRATÉGIE (DGRIS)

Missions

L’Institut de recherche stratégique de l’École militaire (IRSEM) , créé en 2010, est un organisme extérieur de la direction générale des relations internationales et de la stratégie (DGRIS) du ministère de la Défense. Composé d’une quarantaine de personnes, civiles et militaires, sa mission principale est de renforcer la recherche française sur les questions de défense et de sécurité.
L’équipe de recherche est répartie en cinq domaines : Questions régionales Nord, Questions régionales Sud, Armement et économie de défense, Défense et société, Pensée stratégique.

Le poste d’assistante de direction est placé sous l’encadrement du secrétaire général.
Le titulaire du poste gère les agendas du directeur, les appels, le courrier des membres de la direction (directeur, secrétaire général et directeur scientifique) . Il a la charge de l’organisation et du suivi de certaines réunions (CODIR, réunions soutien…) et assure la conformité des documents soumis à la signature de la direction. L’agent participe ponctuellement au fonctionnement du secrétariat général ainsi qu’aux activités du bureau permettant son bon fonctionnement.
Enregistrement, tri, et diffusion et archivage du du courrier ;
Rédaction de documents administratifs ;
Contribution à la circulation de l’information au sein de l’IRSEM ;
Prise de rendez-vous et tenue tenue d’agenda et planning de l’équipe de direction ;
Accomplissement des procédures liées à l’accueil des nouveaux arrivants (agents + stagiaires) ;
Gestion de la circulation des fiches d’expression de besoins matériels de l’équipe recherche et circuit de signature ;
Utilisation et gestion d’ une des 2 cartes achat du bureau et procède aux achats et au suivi des achats effectués ;
Accueil physique et/ou téléphonique ;
Toutes tâches de secrétariat demandées par les directeurs.
Contribution à l’organisation d’événements de l’IRSEM (ateliers, colloques, conférences, séminaires…) nationaux et internationaux;
Contribution à l’organisation de réunions de direction : CODIR, Conseil scientifique.

Conditions particulières d'exercice

Disponibilité.
Connaissance du monde universitaire et grandes écoles publiques et privées.
Assistant(e) de direction.
Organigrammes du MINARM

Profil recherché

Assistant(e) de direction avec connaissance des secteurs militaires et universitaires.

Compétences attendues

• EXPRESSION ECRITE
• COMMUNICATION EN LANGUE ANGLAISE A L'ORAL ET A L'ECRIT
• UTILISATION DES LOGICIELS DE BUREAUTIQUE
• CONNAISSANCE DE L'ORGANISATION DU MINISTERE DES ARMEES
• ORGANISATION ET METHODE
• SENS DES RELATIONS HUMAINES
• CURIOSITE INTELLECTUELLE
• PROTECTION DU SECRET