Présentation de la société : ECOLE NATIONALE SUPÉRIEURE D'ARCHITECTURE DE STRASBOURG (ENSAS)

Établissement centenaire et l’une des 21 écoles nationales supérieures d’architecture, l’ENSAS forme des architectes capables d’imaginer et de construire la ville de demain.

Son implantation à Strasbourg, au cœur de l’Europe, lui confère un cadre culturel et architectural unique, propice aux échanges internationaux et à une réflexion transfrontalière sur l’urbanisme et l’architecture.

Associée à l’Université de Strasbourg, l’ENSAS bénéficie d’un environnement universitaire d’excellence, où la formation se nourrit des dynamiques de la recherche et de l’innovation.

Face aux défis contemporains, l’ENSAS se distingue par une approche pluridisciplinaire, de la Licence au Doctorat, intégrant les transformations urbaines, environnementales et sociales.

Son enseignement s’appuie sur les laboratoires de recherche AMUP (UR 7309) et ARCHE (UMR 3400) , ainsi que sur une forte implication dans des réseaux internationaux explorant des thématiques clés telles que la ville en transition, la ruralité et la mutation du patrimoine.

L’internationalisation est au cœur de son projet. L’ENSAS propose deux doubles masters franco-allemands et développe plus de 40 accords d’échanges en Europe et au-delà.

Innovante et engagée, elle propose des Masters spécialisés en architecture et archéologie, en urbanisme et aménagement, un parcours en formation continue menant au D.E. d’architecte, et l’HMONP.

Chiffres clés : 780 étudiants, 90 enseignants, 45 personnels administratifs et techniques.

Descriptif du service

Placé sous la responsabilité du directeur adjoint en charge du pilotage des ressources, l'assistant de direction assure l'encadrement hiérarchique de 1 agent de catégorie C - agent d'accueil

Le service secrétariat et accueil de l'ENSAS a pour missions principales, l'accueil de tous les usagers de l'établissement, l'organisation des instances, la gestion de projet transversaux.

Il fait le lien entre les différents acteurs de l''ENSAS et veille à la bonne diffusion de l'information en interne.

Liaisons hiérarchiques : avec le directeur adjoint en charge du pilotage des ressources

Liaisons fonctionnelles : avec tous les services de l’ENSAS, les agents ATS, les enseignants, avec le ministère de la culture et les partenaires de l'ENSAS

Missions

Rattachée au directeur adjoint, en charge du pilotage des ressources de l’ENSAS, la personne recrutée sera principalement chargée des missions et activités suivantes :

Assiste, conseille et alerte l’équipe de direction
Gestion des rendez-vous, des déplacements, des réunions et de certains événements
Gestion et archivage des courriers entrants (papiers et dématérialisés)
Gestion et archivage des conventions de l'établissement - tous services confondus (formalisation et suivi)
Gestion des frais de bouche (mise en place de marchés à l'année universitaire, réception des demandes de frais de bouche pour soumission à la direction, contact avec les prestataires, commandes, livraisons, service fait)
Contribue au contrôle interne par la mise à jour des procédures de demandes de frais de bouche et des réceptions de colis
Coordonne et met à jour les procédures d'accueil et de départ d'un agent, d'un doctorant et d'un stagiaire
Coordonne la mise en place et la gestion de la signature électronique pour les agents concernés (avec le service informatique)
Organise les sorties des personnels (été et Noël)
Réflexion, organisation et suivi du classement informatique des fichiers
Secrétariat courant de l’équipe de direction dont les ordres du jour, la rédaction et le classement des relevés de décisions des réunions avec les responsables de services
Traitement des sollicitations internes et externes (téléphoniques, numériques et physiques)
Préparation des dossiers : recherche et gestion d’informations, analyse, rédaction, classement et archivage de documents administratifs (ordres du jour, procédures, notes…)
Tenue du fichier environnement institutionnel et partenaires externes (collecte des partenariats auprès des personnels administratifs et enseignants)
Facilite la coordination, voire pilote, des groupes projets ou de travail (ex : suivi de la mise en oeuvre des décisions prises en instances, mise à jour du règlement intérieur…)
Coordonne l’organisation calendaire des instances de l’école, pilote le suivi de leurs décisions, est en charge des conseils d’administration (organisation, préparation des dossiers, suivi des décisions, diffusion / communication / affichage)
Organise et communique sur les élections du CNESERAC (Conseil national de l'enseignement supérieur et de la recherche artistiques et culturels)
Encadre la personne en charge de l’accueil et de l’information
Veille auprès de l’ensemble des services pour collecter les informations utiles sur l’environnement de l’ENSAS et les évolutions juridiques qui concernent l’établissement
Anime et coordonne la mise à jour des procédures et outils internes gérés au niveau de la direction (ex : règlement intérieur, archivage)

Conditions particulières d'exercice

Prises de congé et organisation du temps de travail à organiser de manière anticipée et compatible avec l’activité de l’ENSAS et plus particulièrement de la direction.

Profil recherché

Compétences techniques :

Connaissance générale des procédures administratives
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques Outlook, Teams, Word, Excel, Powerpoint et outils collaboratifs (Expert)
Intérêt pour la question des systèmes d’information et de l’organisation des fichiers et données (pratique)
Pratique de l’anglais et/ou de l’allemand souhaitée (maîtrise)

Savoir-faire :

Capacité à anticiper
Capacité à gérer des dossiers sensibles et à fort enjeu
Savoir coordonner plusieurs services et actions en même temps
Savoir tenir une position tout en étant diplomate
Savoir communiquer
Bonnes capacités rédactionnelles et en orthographe
Savoir travailler en autonomie et alerter à bon escient

Savoir-être (compétences comportementales) :

Sens des relations humaines
Capacité à interagir avec de nombreux interlocuteurs de tous niveaux, internes et externes
Respect de la confidentialité
Grand sens de l’organisation
Sens de l’analyse
Sens critique
Sens des responsabilités
Être rigoureux et fiable
Faire preuve de réactivité

Compétences attendues