Présentation de la société : FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE

Missions

Contexte :
La particularité du poste de secrétaire Enfance exige des attendus liés à la fonction :

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques (tenue des tableaux de suivi des échéances des mesures d'Aide Sociale à l'Enfance)
• Être à l'aise dans les tâches de secrétariat (90% secrétariat/10% Accueil)
• Être sensibilisée aux problématiques de protection de l'Enfance et dispositifs de l'Aide Sociale à l'Enfance
• Bon relationnel en équipe de travail

• Écoute, information, orientation, de 1er niveau ;
• Conseil et assistance aux usagers ;
• Prise de messages et rendez-vous ;
• Gestion du courrier « arrivée et départ » ;
• Remplacements ponctuels possibles au sein de l'équipe de secrétariat de la Maison Des Solidarités ou de l'Agence Territoriale ;
• En fonction des besoins, aide à la complétude des dossiers administratifs.

• Gestion administrative des dossiers papiers et informatisés des usagers ;
• Prise de notes, mise en forme des rapports dans le respect de la charte graphique.

• Saisir dans SOLIS et participer aux évolutions du logiciel métier ;
• Participer à l'organisation des différentes instances ;
• Gérer un tableau de bord, les échéanciers, les statistiques et l'archivage des documents validés notamment dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) .

• Accueil et accompagnement des stagiaires.

• Harmonisation des procédures ;
• Gestion des relations avec le public.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif

Profil recherché

Diplômes et formations souhaitées :
Baccalauréat professionnel ou général ou niveau
Spécialisation ou expérience en secrétariat

Bureautique : Niveau Requis : Maîtrisé
Pack OFFICE / Internet / Outlook / intranet
Capacité à se former sur de nouveaux logiciels informatiques

Expérience :
Accueil de public / Secrétariat

Application métier :
Solis / I-parapheur

Permis de conduire : C ? E ? B ?

Détails :
Bonne connaissance des procédures des dispositifs et de l'organisation de l'institution ;
Rigueur et sens de la méthode ;
Grande discrétion ;
Esprit d'initiative ;
Disponibilité horaire ;
Aptitude et intérêt aux relations humaines, qualité d'écoute et de contact, sens des relations notamment avec les publics en difficultés ;
Capacité de travail en équipe.