Présentation de la société : PRÉFECTURE DU PAS-DE-CALAIS

Missions

Affectation :
sous-préfecture de Béthune
Bureau du Cabinet, de la Sécurité et des Moyens
181 Rue Gambetta – BP 719
62407 BETHUNE
Vos activités principales
Secrétariat du Sous-préfet :

• Gérer l’agenda du Sous-Préfet et du Secrétaire général : Organiser les réunions et les déplacements, filtrer et traiter les invitations ;
• Réception et suivi des dossiers de réunion du Sous-préfet, en provenance des bureaux compétents ;
• Accueil des participants aux réunions et rendez-vous du Sous-préfet ;
• Suivi des parapheurs entrants et sortants, en particulier des parapheurs signalés « urgents » ;
• Gérer les appels téléphoniques ;
• Recevoir les courriers réservés du Sous-préfet et des mails reçus sur la boite fonctionnelle de la Sous-préfecture ;
• Rédiger des courriers pour le compte du Sous-préfet (félicitations, condoléances, vœux…) .

• Suivi, attribution et traitement des interventions.

• Gérer l’utilisation des salles de réunions et la réservation du véhicule de service ;
• Assurer le suivi des dépenses et des engagements dans le logiciel CHORUS DT ;
• Préparer le budget et veiller à sa bonne exécution et à la maîtrise des coûts ;
• Gérer la logistique (stocks et commandes de matériels et fournitures)  ;

• Gestion de la Médecine du Travail (prise de rendez-vous…)  ;
• Gestion des ressources humaines (arrêt maladies, demande de TP…) .

• Discrétion, disponibilité, aisance relationnelle, réactivité et adaptabilité ;
• Une habilitation au secret défense sera à obtenir ;
• Le ou la titulaire du poste sera suppléé(e) sur ses missions en cas d'absence. La prise de congés s’effectue dans le cadre du binôme pour assurer la continuité de service ;
• Les missions ne sont pas télétravaillables.

Conditions particulières d'exercice

 
Connaissances techniques
Connaître l’environnement professionnel niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences en informatique -bureautique niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences budgétaires et comptables niveau maîtrise - requis

Savoir-faire
Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis
Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis
Savoir rédiger / niveau maîtrise - requis
Savoir négocier / niveau maîtrise - requis
 
Savoir-être
Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis
Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis
Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis

Profil recherché

Votre environnement professionnel
 Activités du service
Assister le Sous-préfet dans l’organisation quotidienne de son travail et contribuer au bon déroulement de celui-ci.
Composition et effectifs du service
Le secrétariat du sous-préfet est rattaché au Cabinet du Sous-préfet qui se compose :
1 Agent de catégorie A (Chef du Bureau)
1 Agent de catégorie B
1 Agent de catégorie C (en charge de l’intérim du secrétariat)
1 Agent – Chauffeur du Sous-préfet
 
Liaisons hiérarchiques
Le Sous-préfet, le Secrétaire général et le Chef de Cabinet de la Sous-préfecture.
Liaisons fonctionnelles
Le ou la titulaire du poste est en contact quotidien avec l'ensemble des directions et services de l’État : corps préfectoral, services de la Préfecture, SGCD, DDI, DREAL, ARS, SGAR. Il ou elle interagit également avec les collectivités, les forces de l’ordre et de secours, les parlementaires, les corps constitués, les syndicats et les acteurs économiques de l’arrondissement.